Užitečné vzory pro evidenci nedostatků. Kdo zaplatí za chyby a jak

Kdykoliv nahlédneme do libovolného popisu pracovních povinností, určitě se setkáme s částí, která je do jisté míry "neurčitá" a vyžaduje od zaměstnance, aby byl pečlivý, poctivý, dobře pracoval a odevzdával svou práci bez vad nebo někdy dokonce, aby byl přesný.

Vedoucí oddělení dodávek vody musí zajistit, aby kdykoliv po otočení kohoutku byla k dispozicivoda požadované teploty a příslušného složení, pracovníci autobusového nádraží musí zajistit vždy včasné příjezdy a odjezdy autobusů, řidič musí dodržovat spotřebu PHM, výměnu pneumatik atd.

Část firem je organizována lépe, část hůře. Řadě firem se daří organizovat práci tak, aby výskyt poruch, chyb anedodržování byl v zásadě obtížný. K tomu existují různé elektronické systémy evidence, kontrolky možných poruch či nedostatku zásob, čárové kódy na dokladech a výkazech apod.

Ale žádná, ani ta nejdokonalejší technologie se nedokáže "zbavit" pracovníka. Obdobně jako nelze úplně vymýtit plísně z bytových jader v panelácích, přes existenci četných prostředků pro jejich likvidaci (prosím Čtenáře o odpuštění za toto poněkud přízemní srovnání). K chybám a poruchám stejně dochází a stejně zůstávají styčné body mezi zaměstnanci, technologií a strojem.

Jak v tomto případě pomáhá racionální model odměňování, se dovíte v následujícím článku.

Poruchou není každá událost, která vedla k nezvratným následkům:

• pokutám státních orgánů,
• haváriím,
• mimořádným situacím.

Je vhodné zpracovat seznam typických chyb, tj. chyb, k nimž dochází velmi často. Dokonce i tehdy, pokud se naštěstí nic vážného nestalo.

Pro předcházení…

…PORUCHÁM A CHYBÁM…

Trestej nejen jednání, ale záměr.
Periandros

Například dobrý podnik:

• Pokutuje čerpadláře, pokud motor běží s otevřeným ventilem, i když se nic nestalo,
• Pokutuje mechanika za hladinu oleje nižší povolené, i když nedošlo k poruše motoru,
• Pokutuje topiče za provoz kotle bez odvětrávání, i když nedošlo k poruše na kotli,
• Pokutuje sekretářku za zvednutí sluchátka až po třetím zazvonění, i když volající dostal odpověď,
• Pokutuje prodavače za starou cenovku nebo prázdný regál v prodejně, i když kupující požádal o zboží ze skladu.

Apod.

• Například švýcarská společnost, která připustila havárii dvou letadel, zřejmě před neštěstím nepokutovala. Bylo zjištěno, že došlo k porušení pravidel, která nařizovala, aby dispečeři vždy pracovali ve dvou. Jeden z nich si šel zakouřit, druhý si popletl letadla, a došlo ke střetu, navíc, rovněž proti předpisům, telefonní linky byly obsazeny.

Domluvme se, že cílem libovolné pokuty není náhrada škod, ale snížení pravděpodobnosti výskytu havárie.

Pokud škoda, vzniklá v důsledku chyby či porušení zaměstnance několikanásobně převyšuje jeho mzdu, pak úkol spočívá ve zpracování "ochrany před blbostí", nikoliv ve stanovení výše trestu. Stanovit výši trestu nemá žádný smysl, protože zaměstnanec je stejně k smrti vyděšený a příčinu to neodstraní.

Typické chyby pro každou pracovní pozici se uvedou na samostatné listině. Činnosti na takové listině se rozdělí na jednotlivé bloky a bodování bude vypadat takto:

(na příkladu činnosti elektrikáře)

(na příkladu pokladní)

Samozřejmě, že cílem by neměly být body, ale jejich absence.

Nakonec lze spočítat souhrnné hodnocení chyb u každého zaměstnance.

Poznámka 1. Připomeňme, že mzdu zaměstnance (viz Kavrteva A. Článek o výplatě) tvoří stálá a pohyblivá složka. Stanovená pohyblivé složka (prémie) se snižuje podle počtu chyb. Prémii lze stanovit předem jako fiktivní body (například 266 bodů). Chyby se také zjistí v bodech, pochopitelně záporných. Například 3 bodů x 5 chyb = minus 15 bodů, tj. celkem 266 – 15 = 251 bodů. Poté se za každý bod vypočte prémie, tj. body se převedou podle směnného kursu, například 1:1, tj. 251 bodů x 1 USD = USD 251.

Zajímavé je, že pokud se zaměstnanci upozorňují na chyby písemně, místo ústně, chybovost se snižuje. Samozřejmě, pokud skutečně následuje stanovený trest.

Velký počet špatných údajů, tj. častý výskyt velkého počtu bodů, svědčí o potřebě zlepšení procesu a/nebo propuštění nepříliš schopného zaměstnance.

Co dělat, pokud přesto došlo k chybě….

KUMULOVANÁ CHYBA
(nebo podíl dobře odvedené práce)

Jed je vše a vše je jedovaté:
Jen jedna dávka činí jed nepovšimnutým.
Paracelsus

Operátor dohlíží nad obsahem železa ve vodě, údaje se zaznamenávají při podání vody. Vzhledem k celkové dodávce vody lze přesně zjistit, jaká část splňovala stanovené hodnoty, a jaká nikoliv.

Nesplněním je velmi malá (desetiny mg v litru) odchylka od standardu, větší odchylka je vážným problémem.

Při stávající technologii v podniku dodávat vodu zcela bez odchylek nelze, proto jeotázkou, jaký kumulovaný obsah je přípustný, tj. chyba je svým způsobem kumulovaná. Pokud dojde ke kumulaci max. 5%, pak by zaměstnanec měl dostat spíše prémii, než trest.

Doufáme, že Čtenář pochopil, jak "přivázat" mzdu operátora k objemu vody, která splňuje stanovené požadavky?

Zde je nápověda…

Pokud rozsah práce, kterou nelze ve skutečnosti splnit bez chyb a vad, NELZE bezprostředně "přivázat" k výkonnosti, lze použít Lupu [1]. Přesněji řečeno metodu, která se tak jmenuje.

Například v jistém výrobním podniku podíl bezvadných výrobků ve výši 96% z celkového objemu je výborný výsledek, a 92% je velmi špatný výsledek.

Kdybychom použili 92% a 96% jako kritéria výkonnosti pro výpočet pohyblivé složky mzdy, zaměstnanec by téměř nezjistil rozdíl ve výplatě na dobrou a špatnou práci.

Pro názornost uvedeme výpočet pohyblivé složky mzdy, která je stanovená na USD 266.

266 x 92% = USD 245 v případě nejhoršího přijatelného výsledku,

266 x 96% = USD 255 v případě dobrého výsledku.

Proto se podíváme pouze na rozpětí, které nás zajímá.

V našem PŘÍPADĚ:

OBDOBNÝ PŘÍKLAD

Pro motivaci dobré práce mechanika vozového parku nutno sledovat procento strojů, které NEPOTŘEBUJÍ mimořádné opravy ve srovnání s celkovým počtem všech strojů, u kterých nebyla plánována oprava v běžném měsíci nebo čtvrtletí.

Vozový park je 300 strojů, přitom 50 strojů je určeno k plánové opravě v běžném měsíci a 250 strojů se opravovat nebude. Proto pro výpočet výkonnosti musíme evidovat stroje, které se neopravovaly.

PORUCHY ČASOVÝCH INTERVALŮ

Smát se můžeme čemukoliv, ale nemůžeme kdykoliv…
Gilbert Keith Chesterton

ÚLOHA Č.2

Dispečer autobusového parku, odpovědný za přepravu zaměstnanců ze závodu do místa jejich bydliště, špatně zpracoval jízdní řád. Proto dělníci, kteří bydleli na některých sídlištích, čekali na odvoz domů téměř 40 minut….

Jak "přivázat" mzdu dispečera k odpovědnosti za takové situace?

Při evidenci řady poruch je důležitá jejich délka nebo, přesněji řečeno, rychlost reakce zaměstnance a jejich odstranění.

Například:

• Prodlení letadla kvůli opomenutí letištního dispečera,
• Nedostupnosti internetových stránek kvůli chybě technického personálu,
• Prostoje zařízení kvůli poruše v důsledku špatné opravy mechanika,
• … Čtenáři snadno výčet doplní.

V těchto případech použijeme vzorec:

Zjištěnou výkonnost (v tomto případě je to 90%) vynásobíme stanovenou pohyblivou složkou.

Například: 10 000 x 90% = 9 000 bodů.
Body převedeme na peníze.

Čtenáři si jistě vzpomenou na vlastní příklady…

VÁŽENÉ PORUCHY

Přemýšlím, co trestat přísněji:
Úmyslné nebo neúmyslné stvoření života?
Stanislaw Jerzy Lec

ÚLOHA Č. 3

Zámečník MaR, odpovědný za bezporuchovost zařízení, úplně nevykonal plánovou kontrolufunkčnosti u vah masokombinátu. V důsledku byla Zákazníkovi chybně uvedena váha vyskladněného salámu.

Po stížnosti Zákazníka byla zjištěna přesná váha vyskladněných výrobků a problém byl vyřešen.

Zámečník si stěžoval, že kontroluje funkčnost stovek přístrojů a nemůže se "roztrhat" mezi všechna zařízení. Ředitel odpověděl, že VŠE, co souvisí se Zákazníkem, je velmi důležité. Podobných zařízení nejsou stovky, a proto je NEPŘÍPUSTNÉ vynechávat jejich včasnou kontrolu.

Pravděpodobně, Čtenář již pochopil, jak "přivázat" mzdu zámečníka s odpovědnosti za takové situace.

Podobné případy se liší od předchozích tím, že obsahují význam nebo váhu, podle níž se vypočte výkonnost.

Věříme, že si Čtenář všiml, že v této a v předchozíchtabulkách se předpokládá nejen trest za pokles výkonnosti pod 100%, ale také odměna (120%).

ZÁVĚR

Pochopitelně, mechanik může prodávat nové náhradní díly a nahrazovat je opotřebovanými. Zámečník může uzavřít dohodu a pravidelně "utahovat" váhy. Kterýkoliv zaměstnanec se vůbec může vykašlat na pohyblivou složku mzdy a nepracovat, nesnažit se, nezajímat se apod. …

Přesto pravidelná kontrola výkonnosti podle JAKOSTI, ABSENCE VAD, PRÁCE BEZ PORUCH apod. pomalu, ale jistě vykoná své. Za půlroku bude k dispozici dostatek údajů nejen o tom, kdo a jak pracuje, ale o tom, jaké další "nemzdové" úkoly společnost v brzkém budoucnu očekávají.

Protože to, co se musí zohlednit v motivaci je často úzkým místem technologie. Odměňování nutí navodit řád, protože zaměstnanci, upřímně řečeno, nejsou připraveni převzít na sebe odpovědnost na veškeré technologické poruchy a chyby jiných oddělení, za absenci cizích rozhodnutí a nedodržené sliby, za starý vozový park, za díry v prorezlém potrubí, za nedodaný programskladové evidence.

[1] Metoda Lupa se jmenuje tak proto, že koncentrujeme svou pozornost na potřebném úseku a nezkoumáme všechny výsledky od nuly až do nekonečnosti. To znamená, že vše, co je mimo tento úsek, se vůbec neprozkoumává, stejně jako na teploměru se zajímáme pouze o rozpěti mezi 34 a 42 stupni Celsia, protože mimo toto rozpětí je pacient mrtvý. Tento úsek pak maximálně přizpůsobujeme svým potřebám.

Autorka děkuje za pomoc při zpracování tohoto článku S. Syčevovi, G. Vladimirově, K. Tkaličové, Systém TRIZ-ŠANS.